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Tipps & Tricks: EXCEL

Addieren: Waagrecht und senkrecht zugleich
Alles löschen
Arbeitsblätter: siehe Tabellenblätter
Ausfüllkästchen
Auswahlliste
AutoAusfüllen (Zahlen, Tage, Monate)
AutoAusfüllen mit eigenen Listen
Automatischer Zeilenumbruch
Bearbeitungsleiste
Bedingte Formatierung

Bereiche blitzschnell ansteuern

Breite der Spalten verändern
Bruchzahlen eingeben
Daten auf mehreren Tabellenblättern eingeben
Datenbank anlegen und sortieren
Datenreihen
Datum und Uhrzeit einfügen
Datumsberechnungen
Diagramme erweitern oder reduzieren
Diagramm im Schnellzugstempo
Diagramme in andere Programme einfügen
Dropdown-Auswahlliste
Drucken eines Tabellenblattes auf eine Seite
Drucken: erste Zeile auf jedes Blatt
Eingabe von Daten auf mehrere Tabellenblätter
Einträge aus anderen Zellen übernehmen
Einzelne Zeichen in Zellen formatieren
Erste Zahl null
Erste Zeile auf jedem Blatt mit ausdrucken
Erste Zeile fixieren

EURO < > SCHILLING umrechnen
Formatierung von Zellen, bedingte
Formatieren: einzelne Zeichen
Formeln in Tabelle anzeigen u. ausdrucken
Formeln, Funktionen u. dgl. kopieren
Grafische Darstellung ohne Diagramm
Hochstellen (Zeichen od. Zahlen)
Horizontal und vertikal zugleich addieren
Inhalte von Zellen anzeigen
Kommentare hinzufügen
Kopieren / Verschieben von Tabellenblättern

Kopieren von Formeln und Funktionen
Leerzeilen nachträglich einfügen
Listen sortieren
Löschen: Zellinhalte mit allen Formatierungen

Markieren mit der Maus
Markieren mit der Tastatur
Markieren von Tabellenblättern
Mehrere Zeilen in einer Zelle
Mit dem Datum rechnen
Monate und Wochentage blitzschnell erstellen
Nachträglich Zeilen einfügen
Namen u. ä. trennen (zwei Spalten aus einer)
Navigieren mit der Tastatur
Null vor einer Zahl
Reihen
Sortieren (Listen, Datenbanken u. ä.)
Spalten und Zeilen einfügen oder löschen
Spalten- und Zeilenköpfe mit ausdrucken
Spalten und Zeilen vertauschen
Spaltenbreite einstellen
Spalteninhalte trennen

Tabellenblätter
Tabellenblätter markieren
Tabellenblätter verschieben / kopieren
Tabellenblätter: Rascher Zugriff
Tastaturbefehle zum Navigieren und Markieren
Text wird abgeschnitten (Zeilenumbruch)
Tiefstellen (Zeichen od. Zahlen)
Uhrzeiten ohne Doppelpunkt eingeben
Uhrzeit und Datum einfügen
Unsichtbare Kommentare
Verkleinern eines Tabellenblattes (Druck)
Vertikal und horizontal zugleich addieren
Währungen umrechnen
Wochentage und Monate blitzschnell erstellen
WORD-Funktionen in EXCEL
Zahlen als Text darstellen
Zahlen beginnen mit Null
Zahlen in Klammern
Zahlenreihen blitzschnell erstellen
Zeilen nachträglich einfügen
Zeilen und Spalten einfügen oder löschen
Zeilen und Spalten vertauschen
Zeilen- und Spaltenköpfe mit ausdrucken
Zeilennummer trotz Überschrift bei 1 beginnen
Zeilenumbruch
Zeit zwischen zwei Tagen berechnen
Zeiten ohne Doppelpunkt eingeben
Zellen (Zellenbereiche) benennen
Zelleninhalte anzeigen
Zwei Begriffe in einer Spalte trennen

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Tipps & Tricks: Anleitung

Zuletzt aktualisiert: 16.03.2010


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Datum und Uhrzeit automatisiert einfügen

Datum

Geben Sie in der gewünschten Zelle die Funktion =heute() (Gleichheitszeichen, heute, Klammer auf, Klammer zu - ohne Leerzeichen!) ein. Nachdem Sie mit RETURN bestätigt haben, steht in dieser Zelle das heutige Datum; es wird ständig aktualisiert, also an den aktuellen Tag angepasst, wenn Sie die Datei später wieder öffnen; eine solche Angabe nennt man relativ.
(Achtung: Überlegen Sie gut, ob das wirklich zweckmäßig ist!)

Wenn Sie keine Aktualisierungen des Datums wollen, dann drücken Sie die Tastenkombination
Strg + . (Strg + Punkt). Das aktuelle Datum erscheint, aber als absoluter Wert; es wird also bei späterem Öffnen der Datei nicht verändert!

Uhrzeit

Wollen Sie die Uhrzeit relativ darstellen, also immer jene Zeit anzeigen, zu der das Dokument gerade geöffnet wird, steht keine so einfache Funktion wie beim Datum zur Verfügung.
(Die Arbeit mit Datum und Uhrzeit kann in Excel überhaupt recht frustrierend sein, da das Programm alle Datums- und Zeitwerte auf eine serielle Zahl, beginnend mit dem nullten <tatsächlich!> Januar 1900 zurückführt. Erst dadurch ist das Programm in der Lage, mit Datums- und Zeitangaben auch Berechnungen durchzuführen.)

Behelfen Sie sich am besten mit folgendem kleinen Trick:
Geben Sie in die gewünschte Zelle =jetzt() ein; klicken Sie dann auf Format - Zellen..., wählen Sie in der Registerkarte Zahlen die Kategorie Uhrzeit und rechts beim Typ wählen Sie die von Ihnen gewünschte Darstellungsart für die Zeitangabe aus.

Die absolute Zeitangabe, die ihren ursprünglichen Wert auch bei jedem weiteren Öffnen der Datei beibehält, funktioniert ähnlich einfach wie beim Datum, nämlich mit der Tastenkombination
Strg + Shift + . (Strg + Umschalt-Taste + Punkt).

Datum und Uhrzeit

Geben Sie in der gewünschten Zelle die Funktion =jetzt() ein. Das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit werden angezeigt. Auch diese Werte sind relativ (siehe "Datum").

Wollen Sie Datum und Uhrzeit dauerhaft, also absolut speichern?
Kombinieren Sie die absolute Eingabe von Datum und Uhrzeit! Also drücken Sie zunächst die Tastenkombination Strg + Punkt, und dann, nach einem Leerzeichen, die Kombination
Strg + Shift + Punkt.

 
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Bereiche in einer Tabelle schnell ansteuern

Dazu müssen Sie für eine Zelle oder einen zuvor markierten Zellbereich der Tabelle einen eindeutigen Namen vergeben:
Menü Einfügen - Namen - Namen definieren... (oder nur Definieren...). Wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung!

Wenn Sie nun an an einer ganz anderen Stelle der Tabelle oder auch in einem anderen Tabellenblatt arbeiten und rasch zu der benannten Stelle zurück wollen, dann öffnen Sie mit F5 das Fenster Gehe zu, in dem alle schon vergebenen Namen aufgelistet sind. Klicken Sie auf den gewünschten Namen und dann auf OK - und schon sind Sie dort!

 
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WORD-Funktionen in EXCEL

Müssen Sie umfangreichere Textabschnitte in Excel einfügen, dann holen Sie sich doch die Funktionen von Word - das sieht professioneller aus und Ihnen stehen die von Word bekannten Formatierungsmöglichkeiten voll zur Verfügung.

Gehen Sie im Menü Einfügen auf Objekt und suchen Sie dann mit der Bildlaufleiste Microsoft Word Dokument. Die Bestätigung mit OK fügt ein leeres Rechteck in das Excel-Tabellenblatt ein, dessen Größe Sie beliebig verändern können.

Nach einem Doppelklick in das Rechteck stehen Ihnen alle Word-Funktionen zur Verfügung - Sie erkennen das sofort an den Symbolleisten! Ein einfacher Klick außerhalb dieses Wortfeldes bringt Sie wieder zu den normalen Excel-Funktionen zurück.

Klicken Sie nur einmal in das Wortfeld, dann verwandelt sich der Cursor in einen Doppelpfeil. Nun können Sie dieses Wortfeld an einen beliebigen Platz des Tabellenblattes verschieben. Mit den kleinen Quadraten (oder Kreisen) an den Rändern können Sie die Größe des Rechteckes jederzeit nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

 
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Erste Zeile fixieren

Wenn Sie Excel als Datenbank verwenden, haben Sie in der ersten Zeile die Felder definiert (z. B. Name, Adresse, Postleitzahl, Ort usw). Wenn Sie nun schon zahlreiche Datensätze eingegeben haben, scrollt die erste Zeile nach oben weg und Sie sehen die vergebenen Feldnamen nicht mehr - aber das muss nicht sein:
Klicken Sie in der zweiten Zeile ganz links auf die Zeilennummer 2 - dadurch wird diese Zeile zur Gänze markiert. Nun klicken Sie im Menü Fenster auf Fixieren bzw. Fenster fixieren. Wie weit Sie auch hinunter scrollen - die erste Zeile mit den Feldnamen bleibt immer im Bild.
Diese Fixierung können Sie auf die gleiche Weise auch wieder aufheben!

 
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Erste Zeile auf jedem Blatt mit ausdrucken

Wenn Ihre Datenbank beim Ausdruck mehrere Seiten lang ist, dann werden die Feldnamen von der ersten Zeile nur auf der ersten Seite ausgedruckt - auf allen weiteren muss man die Überschriften der einzelnen Spalten "erraten". Doch es geht auch besser:
Im Menü Datei - Seite einrichten... - Registerkarte Tabelle geben Sie im Abschnitt Drucktitel bei Wiederholungszeichen oben in das weiße Rechteck $1:$1 ein und quittieren mit OK.
Nun wird die erste Zeile auf jedem Blatt mit ausgedruckt - Sie können das schon in der Seitenvorschau erkennen.

 
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Automatischer Zeilenumbruch bei längeren Texten

Wenn Sie in eine Excel-Zelle einen längeren Text eingeben, werden die nachfolgenden Spalten anscheinend überschrieben [Abbildung]. Sobald Sie jedoch in eine dieser überschriebenen Spalten Text, Zahlen oder Formeln eingeben, wird der lange Text einfach abgeschnitten [Abbildung].
Sie müssen nun entweder die Zelle mit dem langen Text so verbreitern, dass dieser zur Gänze sichtbar wird, oder Sie erzwingen einen Zeilenumbruch, ähnlich, wie wenn Sie in WORD mit der RETURN-Taste eine neue Zeile beginnen.

Diesen Zeilenumbruch erreichen Sie auf folgende Weise:
Markieren Sie zunächst die betreffende(n) Zelle(n), egal, ob vor oder nach der Texteingabe.
Klicken Sie dann auf das Menü Format - Zellen... und dann auf die Registerkarte Ausrichtung.
Im Bereich Textsteuerung aktivieren Sie jetzt das Kontrollkästchen Zeilenumbruch und bestätigen dann unten mit OK [Abbildung].

Nun läuft der Zeilenumbruch automatisch auf Basis der Spaltenbreite [Abbildung].

Alternativ dazu können Sie einen Zeilenumbruch während oder nach der Texteingabe auch jederzeit erzwingen, indem Sie den Cursor an die gewünschte Stelle setzen und die Tastenkombination Alt + Return (= Enter) betätigen.

Nach Beenden der Texteingabe werden jedoch alle Zellen der betreffenden Zeile so hoch, wie die Zelle mit dem mehrzeiligen Text! Sie können - wenn Ihnen das missfällt - den Zeilenumbruch auf die oben angeführte Weise wieder deaktivieren (Häkchen vor Zeilenumbruch wieder wegklicken!), wodurch die Zeile wieder ihre ursprüngliche Höhe erhält.

 
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Zellinhalte einschließlich aller Formatierungen löschen

Wer in Excel eine oder mehrere Zellen markiert und mit der Taste Entf löschen will, wird feststellen, dass zwar die Zellinhalte verschwunden sind, nicht aber eventuell vorhandene Formatierungen (z. B. Rand, Textfarbe, Hintergrund).
Gezielter kann man nach dem Markieren der betreffenden Zelle(n) über den Befehl Bearbeiten - Löschen vorgehen. Im dortigen Untermenü bieten sich vier Varianten: die Löschung des Zellinhalts (wie mit der Entf-Taste), die Löschung von Inhalt einschließlich jeglicher Formatierung (über "Alles") sowie alternativ die Möglichkeit, nur Formate oder Kommentare zu eliminieren.

 
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Einzelne Zeichen in Zellen formatieren

Mitunter kann es vorkommen, dass Sie nicht dem gesamten Zellinhalt ein bestimmtes Format zuweisen wollen (über den Befehl Format - Zellen), sondern nur einzelnen Zeichen in dieser Zelle.
Ein Beispiel: Sie wollen in der chemischen Formel H2O die Zahl 2 tiefstellen.
Markieren Sie die Zelle, wechseln Sie mit F2 in den Bearbeitungsmodus und markieren Sie dann nur den Zweier. Nun klicken Sie im Menü Format auf Zellen... Die Dialogbox Zellen formatieren ist auf die Registerkarte Schrift reduziert. Nun aktivieren Sie im Bereich Effekte das Kontrollkästchen Tiefgestellt und bestätigen mit OK [Abbildung].

Auf die selbe Weise können Sie einzelne Buchstaben oder Zahlen auch fett oder kursiv machen oder ihnen eine andere Schriftart oder Schriftgröße "verpassen" usw.


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Zeilennummern trotz Überschrift bei 1 beginnen lassen

In einer Datenbank belegen die Feldnamen die erste Zeile, - die Datensätze beginnen ab Zeile 2. So lange Sie im Programm arbeiten, ist es für Sie kein Problem, die Zahl der Datensätze an den Zeilennummern abzulesen (= Zeilennummer minus 1). Wenn Sie die Datenbank jedoch ausdrucken, haben Sie keine Ahnung, wie viele Datensätze sie enthält. Dem kann abgeholfen werden:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift A und im Kontextmenü dann auf Zellen einfügen. In die neu entstandene Zelle A1 tippen Sie nun "Nummer" als Feldnamen ein.

In die Zelle A2 geben Sie die Funktion =ZEILE()-1 ein; diese Funktion kopieren Sie mit dem Ausfüllkästchen nach unten - bis zum letzten Datensatz (mit gedrückter Maustaste ziehen).
Das Ausfüllkästchen ist das kleine schwarze Quadrat am rechten unteren Rand der markierten Zelle [Abbildung].

Und wenn Sie es ganz elegant machen wollen, dann erweitern Sie die Funktion in A2 in folgender Weise: =WENN(ISTTEXT(B2);ZEILE()-1;"") und kopieren Sie sie nach unten.
Nun können Sie diese Zeilennummerierung gleich "auf Vorrat" nach unten kopieren. Die Zeilennummer wird jetzt nämlich erst dann angezeigt, wenn in der Spalte B irgendein Text eingegeben wird; ansonsten bleibt die erste Spalte leer.
Wenn nicht jeder Datensatz in der B-Spalte einen Eintrag aufweist, dann wählen Sie in der Formel statt B eben jene Spalte aus, die mit Sicherheit immer einen Eintrag aufweisen wird, z. B. den Buchstaben der Spalte "Name".

 
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Spalteninhalte trennen

Wenn Sie eine Datenbank angelegt haben, in der in einer Zelle zwei Begriffe enthalten sind (z. B. Postleitzahl und Ort, also 8010 Graz oder Vorname und Name, also Franz Maier), dann ist es leider nicht mehr möglich, die Daten nach nur einem dieser Begriffe, z. B. dem Familiennamen zu sortieren.
Sie können aber auch noch nachträglich aus dieser einen Spalte, welche zwei Begriffe enthält, zwei getrennte Spalten machen, die dann jeweils einen der beiden Begriffe enthalten. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1.) Die einfache Methode:

Zunächst müssen Sie dafür sorgen, dass rechts von der Spalte, in der sich die zu trennenden Namen befinden, eine leere Spalte zur Verfügung steht. Ist dies nicht der Fall, dann müssen Sie dort eine neue Spalte einfügen.
Markieren Sie nun die in Frage kommenden Zellen. Klicken Sie dann auf den Menüpunkt > Daten (Achtung: nicht mit Datei verwechseln!) > Text in Spalten...
Im ersten Fenster Getrennt wählen (ist aber meist schon gewählt), > Weiter.
Im nächsten Dialog oben die Option > Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln aktiviert lassen, darunter nur > Leerzeichen aktivieren, die anderen Optionen abwählen (kein Häkchen). Im unteren Teil des Fensters sehen Sie bereits eine Vorschau, wie das Ergebnis aussehen wird; klicken Sie unten wieder auf > Weiter.
Im dritten Schritt ist rechts oben Standard gewählt, das ist für Textdaten OK und Sie klicken nun auf > Fertig stellen. Das war's schon.


2.) Eine kompliziertere Methode:

Warum wir eine solche hier überhaupt vorstellen, werden Sie sich fragen. Nun, - in älteren Excel-Versionen finden Sie im Menü Daten den Eintrag Text in Spalten möglicherweise nicht!

In A1 steht Franz Maier. (Handelt es sich um andere Zeilen oder Spalten, müssen Sie diese in den Formeln natürlich entsprechend anpassen.) Geben Sie in B1 die folgende Formel ein:
=TEIL(A1;1;FINDEN(" ";A1)-1)
Diese Formel findet alle Zeichen vor dem Leerzeichen zwischen Franz und Maier.
Achtung: Zwischen den beiden Anführungszeichen (Gänsefüßchen) befindet sich ein Leerzeichen!
(Sie können die Formeln übrigens gleich hier markieren, sie mit Strg + C kopieren und dann in Excel die Zielzelle markieren und die Formel mit Strg + V hineinkopieren.)

Geben Sie nun in C1 die nächste Formel ein:
=GLÄTTEN(TEIL(A1;FINDEN(" ";A1)+1;LÄNGE(A1)))
Diese Formel selektioniert alle Einträge ab dem Leerzeichen und entfernt abschließend mit der Funktion GLÄTTEN eben dieses Leerzeichen.
Aus dem Franz Maier in A1 sind nun der Franz in B1 und der Maier in C1 geworden - eine saubere Trennung in zwei voneinander unabhängige Spalten!
Die beiden Formeln kopieren Sie (so werden Formeln kopiert) nach unten und alle in Spalte A stehenden Doppelbegriffe werden fein säuberlich getrennt.

Die Spalte A darf abschließend allerdings nicht gelöscht werden: Denn die beiden Formeln in den Spalten B und C müssen dort ja "nachschauen"!

Wenn Sie ein solches Tabellenblatt ausdrucken müssen und dabei die Anzeige der ersten Spalte unterdrücken wollen, dann empfiehlt sich die folgende Vorgangsweise:

  • Markieren Sie die gesamte erste Spalte.
Excel - Spalte markieren
Spalten werden markiert, indem man auf den Buchstaben im Spaltenkopf - in unserem Fall also auf das A - klickt.
  • Färben Sie den Text der markierten Spalte weiß. Er ist jetzt weder im Tabellenblatt noch später auf dem Papier sichtbar (natürlich nur dann, wenn auch das Papier weiß ist):

Schriftfarbe in älteren Excel-Versionen

Schriftfarbe Excel 2003

Schriftfarbe in neueren Excel-Versionen

Schriftfarbe Excel 2010

  • Wenn Sie vermeiden wollen, dass nach dem Ausdrucken der linke Seitenrand zu breit wird (denn der Text in der ersten Spalte ist zwar nicht sichtbar, aber trotzdem noch "da"!), dann verringern Sie die Breite dieser ersten Spalte auf wenige Millimeter:
Excel: Spaltenbreite verringeren

Die Spaltenbreite kann ungeachtet der Länge ihres Inhaltes verringert werden.

Der enthaltene Text bleibt von der Spaltenbreite unberührt.

Beim Ausdruck merkt man nicht, dass die Tabelle eigentlich noch eine Spalte enthält.

 
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Einträge aus anderen Zellen übernehmen

Sie haben es sicherlich schon bemerkt: Wenn Sie in eine Zelle Text eingeben, dann überprüft das Programm automatisch, ob in der selben Spalte bereits ein Wort vorhanden ist, das mit den gleichen Anfangsbuchstaben beginnt und schlägt dieses Wort dann vor; durch Eingabe von RETURN können Sie es übernehmen und ersparen sich so in vielen Fällen viel Tipparbeit - oder Sie schreiben einfach weiter, weil der Text nur ähnlich, aber nicht identisch ist. Weniger bekannt ist aber, dass Sie alle Einträge, die in einer Spalte bereits enthalten sind, auch aktiv aufrufen und dann aus der angezeigten Liste auswählen können (wie gesagt - das gilt nur für Texte, nicht aber für Zahlen)!
Klicken sie einfach mit der rechten Maustaste in jene Zelle, in die sie den bereits bestehenden Text übernehmen wollen, und im Kontext-Menü dann auf Auswahlliste... oder Dropdown-Auswahlliste... [Abbildung].
Unter der Zelle öffnet sich nun die Liste aller in der betreffenden Spalte bereits vorhandenen Einträge (achten Sie auch auf eine eventuell vorhandene Bildlaufleiste!). Klicken Sie einfach auf jenen Eintrag, den Sie in die markierte Zelle übernehmen wollen [Abbildung]!

Übrigens: Beides (die automatische Vervollständigung und die aufgerufene Auswahlliste) funktioniert nur, so lange die Spalte keine leere Zelle enthält!

 
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Zeilen und Spalten vertauschen

Angenommen, Sie haben bereits mehrere Werte (egal ob Text, Zahlen oder Formeln) in einer Zeile nebeneinander eingegeben und kommen dann darauf, dass es besser wäre, diese Werte untereinander in einer Spalte zu platzieren - oder umgekehrt.
(In der Praxis kann das für das Erstellen eines Diagrammes schon einmal passieren!)
Markieren Sie zunächst den Bereich, den Sie umgruppieren wollen und kopieren Sie ihn mit der Tastenkombination Strg + c in die Zwischenablage. Klicken Sie nun in die Zelle, in der der Tausch durchgeführt werden soll, öffnen Sie dann das Menü Bearbeiten und dort den Befehl Inhalte einfügen. Im Fenster Inhalte einfügen aktivieren Sie nun die Option Transponieren (in der rechten Spalte ganz unten) und klicken dann darunter auf OK.
Den Erfolg sehen Sie sofort, - und das Original bleibt dabei natürlich erhalten, falls Sie es sich doch noch anders überlegen sollten...

 
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Tabellenblätter einfügen, löschen, benennen, einfärben, sortieren

Wenn Sie Excel starten und eine neue Tabelle anlegen, werden in der Grundeinstellung drei Tabellenblätter angelegt, welche Sie in Form von drei Reitern am unteren Rand des Bildschirmes sehen: Tabelle1, 2 und 3.
Wollen Sie diese Voreinstellung verändern, dann gehen Sie in's Menü Extras - Optionen und wählen Sie dann in der Registerkarte Allgemein bei der Option Blätter in neuer Arbeitsmappe die gewünschte Anzahl - beispielsweise 1, wenn Sie nur selten mit mehreren Arbeitsblättern arbeiten. (Grundsätzlich sollte man keine Datei mit leeren Tabellenblättern abspeichern, da man dadurch unnötigen Speicherplatz vergeudet!)
Natürlich können Sie auch nachträglich die Zahl der Arbeitsblätter in jeder beliebigen Excel-Datei vergrößern oder verringern:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Reiter für die Tabellenblätter und dann auf Einfügen..., um ein weiteres Tabellenblatt hinzuzufügen oder auf Löschen, um das gewählte Blatt zu löschen.
Die Bezeichnungen Tabelle 1, Tabelle 2... sind natürlich überhaupt nicht aussagekräftig. Setzen Sie auf den entsprechenden Reiter einen Doppelklick, um ihn zu markieren und geben Sie dann eine Bezeichnung Ihrer Wahl ein - und schon sind Sie im Bilde! (Zum Beispiel: Miete, Auto, Strom, Lebensmittel usw.!) Aber Sie können auch Farbe ins Leben bringen und bestimmten Tabellenblättern eine Farbe Ihrer Wahl verpassen, um sie auf diese Weise auffälliger zu machen:
Rechtsklick auf das betreffende Tabellenblatt, > Registerfarbe..., > eine Farbe anklicken. Zunächst kann es so aussehen, als ob der Text im Reiter bloß mit der betreffenden Farbe unterstrichen wäre, aber wenn sie auf einen anderen Reiter klicken, erscheint die von Ihnen gewählte Farbe.
Und noch ein "Schmankerl" des Programmes: Wenn Sie eine zarte, helle Pastellfarbe wählen, dann wird der Text des Tabellenblattes automatisch schwarz, wählen Sie dagegen eine kräftige, dunkle Farbe, dann wird der Text weiß; in beiden Fällen hebt er sich gut vom eingefärbten Hintergrund ab und bleibt stets gut lesbar.

Sie können die Reihenfolge der Tabellenblätter auch ganz leicht Ihren Wünschen entsprechend anpassen:
Klicken Sie auf ein Blatt, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Blatt nach rechts oder links. Ein kleiner schwarzer Pfeil zeigt Ihnen, wo das Blatt landen wird, wenn Sie die Maustaste loslassen!

 
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Diagramme in andere Programme einfügen

Wenn Sie mit den eingegebenen Daten ein Diagramm erstellt haben, dann können Sie dieses auch als Grafik in andere Programme einfügen:
Markieren Sie das Diagramm (Klick auf den äußeren Rand), halten Sie Shift-Taste gedrückt und öffnen Sie das Menü Bearbeiten. Klicken Sie jetzt im Menü auf Bild kopieren... (oder Grafik kopieren...), aktivieren Sie jetzt in dem kleinen Dialogfeld beide Male die Option Wie angezeigt; bei Format wählen Sie Bitmap, zuletzt OK.
Das Diagramm befindet sich nun in der Windows-Zwischenablage, wovon Sie allerdings nichts sehen. Wechseln Sie in jenes Programm, in dem Sie das Diagramm benötigen (z. B. WORD) und klicken Sie auf Bearbeiten - Einfügen oder bedienen Sie sich einfach der Tastenkombination Strg + V .

Selbstverständlich können Sie das Diagramm auch in ein Bildbearbeitungsprogramm einfügen, wenn Sie es in irgendeiner Weise weiter bearbeiten möchten. Dazu genügt in der Regel nicht der Strg + V - Befehl, sondern Sie müssen - meist im Menü Datei oder Bearbeiten - nach einem passenden Einfügen - Befehl (im Programm PhotoFiltre beispielsweise > Bearbeiten > Als neues Bild einfügen) suchen. Dieser Befehl steht in der Regel nur zur Verfügung, wenn sich eine Grafik in der Zwischenablage befindet.

 
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Kommentare hinzufügen

Manchmal ist es nützlich, einzelne Zellen zu kommentieren, also Anmerkungen hinzuzufügen, die beim Ausdruck nicht sichtbar sind. Das kann nicht nur für einen anderen Bearbeiter einer Datei hilfreich sein, sondern auch für Sie selbst, wenn Sie eine von Ihnen erstellte Excel-Datei nach langer Zeit wieder öffnen und sich nicht gleich wieder zurecht finden.

Sichtbare Kommentare

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, die Sie kommentieren wollen und im Kontext-Menü dann auf Kommentar einfügen. Alternativ können Sie, nachdem Sie in die Zelle geklickt haben, auch die Tastenkombination Shift + F2 verwenden.
In beiden Fällen erscheint ein gelbes Kommentarfenster; dessen Größe Sie durch Ziehen der runden Markierungen beliebig verändern können. Schreiben Sie Ihre Anmerkungen in dieses Fenster und schließen Sie es dann, indem Sie einfach in irgendeine Zelle klicken. Die Zelle bekommt nun rechts oben eine rote Markierung und der Kommentar wird sichtbar, wenn Sie mit der Maus auf diese Zelle fahren (nicht klicken).
Zum Ändern oder Löschen des Kommentares bedienen Sie sich wieder des Kontext-Menüs: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die betreffende Zelle und wählen Sie aus dem Menü entweder Kommentar bearbeiten oder Kommentar löschen. Vielleicht
wollen Sie Ihre Kommentare doch auch auf dem Ausdruck sehen? - Ist auch möglich:
Gehen Sie ins Menü Datei - Seite einrichten... und dann auf die Registerkarte Tabelle. Im mittleren rechten Bereich dieses Dialogfeldes finden Sie in den Einstellmöglichkeiten zum Drucken das Listenfeld Kommentare:, dort befindet sich normalerweise der Eintrag (Keine). Klicken Sie auf den kleinen, nach unten gerichteten Pfeil am rechten Rand des weißen Rechtecks und wählen sie aus der Liste Am Ende des Blattes, bestätigen Sie dann ganz unten mit OK.
Wenn Sie nun eine Seite, welche Kommentare enthält, ausdrucken, dann werden (auf einem eigenen Blatt) alle Zellnummern mit ihren Kommentaren gedruckt!

Unsichtbare Kommentare

Unsichtbare Kommentare sind weder auf dem Tabellenblatt noch beim Ausdruck sichtbar und nichts weist darauf hin, dass die betreffenden Zelle einen Text oder eine Zahl enthält. Dieser Zellinhalt wird nur angezeigt, wenn man direkt in die betreffende Zelle klickt, - und auch dann nur oben in der Bearbeitungsleiste. Seien Sie daher vorsichtig mit derartigen Kommentaren und merken Sie sich genau deren Position!Und so geht's: Schreiben Sie Ihren Kommentar (Sie können ihn aber auch erst nachher schreiben), öffnen Sie dann mit Strg + 1 das Fenster Zellen formatieren und wählen Sie die Registerkarte Zahlen (ist meist schon gewählt). Im linken Bereich klicken Sie ganz unten auf Benutzerdefiniert. Rechts befindet sich unter Typ: eine Eingabezeile, dort steht im Normalfall Standard. Wie auch immer: Markieren Sie diesen Eintrag mit einem Doppelklick und geben Sie nun hintereinander drei Semikolons (= Strichpunkte) ein, also ;;;. Nach dem OK ist der Inhalt der Zelle nur noch in der Bearbeitungsleiste zu sehen.
Diese drei Semikolons werden in der Liste der benutzerdefinierten Formate übrigens gespeichert, Sie finden sie künftig in dieser Liste ganz unten (Bildlaufpfeil).
Wollen Sie diese Formatierung wieder rückgängig machen? Ganz einfach: Zelle aktivieren, Strg + 1, links unter Kategorie den ersten Eintrag Standard wählen, OK.

Ja - und noch etwas: Sollte sich in einer derart versteckten Zelle eine Zahl befinden, dann kann diese Zelle ohne Weiteres auch für Rechenoperationen herangezogen werden!

 
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Daten auf mehreren Tabellenblättern gleichzeitig eingeben

Bisweilen müssen Sie auf mehreren Tabellenblättern die selben Eingaben erstellen. Diese Aufgabe können Sie bequem "in einem Aufwaschen" erledigen:
Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und markieren Sie per Mausklick alle in Frage kommenden Tabellenblätter, - das sind die Reiter am unteren Ende des Programmfensters (siehe auch Tabellenblätter). Sie erkennen die Markierung daran, dass die betroffenen Blätter weiß eingefärbt werden.
Falls die in Frage kommenden Blätter hintereinander gereiht sind, dann können Sie das Markieren beschleunigen, indem Sie zunächst das erste Blatt anklicken (= markieren) und dann bei gedrückter Shift-Taste das letzte; - alle dazwischen liegenden Blätter sind jetzt ebenfalls markiert.
Beginnen Sie nun mit der Eingabe Ihrer Daten; egal, auf welchem der markierten Blätter Sie sich gerade befinden: die Daten werden in alle markierten Blätter übernommen!
Zum Aufheben der Markierung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der markierten Tabellenblätter und dann im Kontext-Menü ganz oben auf Gruppierung aufheben.

Achtung! Vergessen Sie nicht auf das Aufheben der Markierung - das kann sonst ganz schön ärgerlich sein!! Wenn Sie zum Beispiel noch mehrere Blätter markiert haben und auf einem Blatt den Inhalt einer Zelle löschen, dann löschen Sie ihn natürlich gleichzeitig auch auf allen anderen markierten Blättern!

 
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EURO in SCHILLING umrechnen und umgekehrt

Haben Sie noch alte Tabellen, die auf der Basis des guten alten Alpendollars - sprich ATS oder Schilling - basieren und wollen diese automatisiert umrechnen lassen? Kein Problem für Excel - wenn auch nicht in der selben Zelle:
Klicken Sie in eine freie Zelle, in der der umgerechnete Betrag erscheinen soll und geben Sie folgende Formel ein:
=EUROCONVERT(A1;"ATS";"EUR")
Anstelle von A1 müssen Sie jene Zelladresse eingeben, in der der Schillingbetrag steht!
Sollten Sie noch Bedarf nach einer umgekehrten Umrechnung haben, also von Euro in Schilling, dann müssen Sie in der Formel die Einträge "ATS" und "EUR" vertauschen!

Mit dieser Formel lassen sich darüber hinaus alle Währungen aller Maastricht-Staaten gegeneinander bzw. in EURO umrechnen; verwenden Sie folgende Abkürzungen:

Belgische Franc
Deutsche Mark
Finnische Mark
Französische Franc
Griechische Drachmen
Irisches Pfund
Italienische Lire
Luxemburgische Franc

Niederländische Gulden
Portugiesische Escudos
Spanische Peseten
BEF
DEM
FIM
FRF
GRD
IEP
ITL
LUF
NLG
ESP
PTE
 


Na ja: EUR und ATS kennen Sie nun ja schon! Und vergessen Sie in der Formel die Anführungszeichen nicht!

 
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Drucken eines gesamten Excel - Tabellenblattes auf eine Seite

Es kann passieren, dass bei Ihrem Excel-Tabellenblatt gerade mal eine oder wenige Zeilen nicht mehr mit auf eine Seite passen. Beim Ausdrucken benötigen Sie deshalb immer ein Blatt mehr - und die Tabelle verliert an Übersichtlichkeit. Oder umgekehrt: Sie möchten eine kleine Tabelle auf eine Seite ausdehnen. Excel stellt Ihnen für diesen Zweck eine komfortable Funktion zur Verfügung. Wählen Sie den Befehl Datei, Seite einrichten.... Auf der Registerkarte Papierformat markieren Sie die Option Anpassen:. Damit können Sie die Tabelle passend verkleinern - also jene Zeilen oder Spalten noch mit auf dasselbe Blatt drucken, die in der Originalgröße nicht mehr darauf Platz haben. Überprüfen Sie, dass die Dialog-Einstellungen unter Skalierung so festgelegt sind, dass der Ausdruck auf "1 Seite(n) hoch" und "1 Seite(n) breit" angepasst wird.Wenn Sie dagegen ein Tabellenblatt so strecken wollen, dass es die ganze Seite füllt, wählen Sie den Befehl Verkleinern/Vergrößern und geben einen Skalierungsfaktor über 100 Prozent ein. Berücksichtigen Sie, dass Excel diesen Faktor immer auf die horizontalen und die vertikalen Abmessungen anwendet. Wenn Sie eine Tabelle also länger machen, wird sie auch breiter.

Um zur Originalgröße zurückzukehren, wählen Sie erneut im Menü Datei den Punkt Seite einrichten. Dort aktivieren Sie die Option "Verkleinern/Vergrößern" und geben wieder den Wert "100" ein.

 
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Zahlen in Klammern schreiben

Das Problem: Wenn Sie in eine Zelle Zahlen in Klammern eingeben wollen, erleben Sie die unliebsame Überraschung, dass die Klammern verschwinden und die Zahl negativ dargestellt wird.
Aus (123) wird also -123 und bei Berechnungen mit dieser Zahl wird diese natürlich auch als negativ angesehen.Die Lösung: Markieren Sie die Zelle(n), in denen Sie Zahlen in Klammern setzen möchten. Klicken Sie im Menü Format auf Zellen... Im Register Zahlen klicken Sie ganz unten auf Benutzerdefiniert. Daneben finden Sie jetzt ein Fenster mit der Überschrift Typ, darunter steht in der ersten Zeile Standard. Setzen Sie einen Doppelklick auf Standard und geben Sie "("0")" (inklusive aller 4 Anführungszeichen!) ein. Schließen Sie ganz unten mit OK ab; die Zahlen sollten nun in Klammer erscheinen und positiv bleiben.
Dieses benutzerdefinierte Zahlenformat bleibt in der Liste unter Typ (ganz) unten auch weiterhin "griffbereit".

Leider funktioniert das nicht in allen Excel-Versionen; bei einem Test mit Excel 2000 blieben die Zahlen zwar in Klammern, wurden aber dennoch negativ.

 
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Rascher Zugriff zu weit entfernten Tabellenblättern

Wenn die Zahl der Tabellenblätter in einer Datei sehr groß wird, müssen Sie mit den Pfeiltasten ganz unten manchmal recht mühsam navigieren, bis das gesuchte Blatt angezeigt wird:

Navigationspfeile für Tabellenblätter

Doch es geht auch rascher: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Navigationspfeile, dann werden Ihnen in einem Pop-up-Fenster alle Blätter der Tabelle angezeigt - und Sie klicken einfach auf das gesuchte.


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Navigieren und Markieren mit der Tastatur

Siehe auch Markieren mit der Maus

Wenn Sie häufig mit größeren Tabellen arbeiten, die am Bildschirm nicht mehr vollständig angezeigt werden können, dann haben Sie sich vielleicht auch schon über die relativ unpräzisen Navigations- und Markierungsmöglichkeiten mit der Maus geärgert.
Versuchen Sie es doch einmal mit Tastaturbefehlen: Sie werden sehen, das geht schnell und präzise!
Sie haben die folgenden Möglichkeiten, um sich innerhalb großer Tabellen zu bewegen:

Bewegung...

...um eine Zelle in jede beliebige Richtung: [Cursor- od. Pfeiltasten]
...an den Rand des Datenbereiches in jede beliebige Richtung: [Strg] + [Pfeiltaste]
...an den Anfang der Zeile (Spalte A): [Pos1]
...an den Anfang des Tabellenblattes (Zelle A1): [Strg] + [Pos1]
...an das Ende des Tabellenblattes: [Strg] + [Ende]
...um eine Bildschirmseite nach unten: [Bild-ab]
...um eine Bildschirmseite nach oben: [Bild-auf]
...um eine Bildschirmseite nach rechts: [Alt] + [Bild-ab]
...um eine Bildschirmseite nach links: [Alt] + [Bild-auf]
...zum nächsten Blatt der Arbeitsmappe: [Strg] + [Bild-ab]
...zum vorherigen Blatt der Arbeitsmappe: [Strg] + [Bild-auf]
...zur aktiven Zelle: [Strg] + [Backspace (= Rücktaste)]

Markierung:

Verwenden Sie die selben Tasten bzw. Tastenkombinationen und drücken Sie zusätzlich dazu die Shift-Taste.

 
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Markieren von Zellen mit der Maus

Siehe auch: Navigieren und Markieren mit der Tastatur

Eine Zelle Markieren:
In die betreffende Zelle klicken.

Mehrere neben- oder untereinander liegenden Zellen markieren:
In die erste zu markierende Zelle klicken und mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung ziehen, bis die letzte zu markierende Zelle erreicht ist. Durch diagonales Ziehen kann man dabei auch mehrere Zeilen oder Spalten einbeziehen.
Oder:
In die erste zu markierende Zelle klicken, die Shift-Taste gedrückt halten und dann in die letzte zu markierende Zelle klicken.
Das funktioniert auch bei größeren rechteckigen Bereichen: Zunächst in die oberste linke, dann mit gedrückter Shift-Taste in die unterste rechte Zelle klicken.
Diese Methode ist besonders praktisch, wenn der zu markierende Bereich so groß ist, dass ein vertikaler und/oder horizontaler Bildlauf erforderlich ist.

Zellen markieren, die nicht neben- oder untereinander liegen:
In die erste Zelle klicken, dann mit gedrückter Strg-Taste eine beliebige Anzahl weiterer Zellen anklicken. (die zuletzt markierte Zelle bleibt weiß.)

Eine Zeile oder Spalte markieren:
Klick in den Zeilenkopf (1, 2, 3...) oder Spaltenkopf (A, B, C...)

Mehrere (zusammenhängende) Zeilen oder Spalten markieren:
In den ersten Zeilen- (1, 2, 3...) - oder Spaltenkopf (A, B, C...) klicken und mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung ziehen, bis die letzte zu markierende Zeile / Spalte erreicht ist.
Oder:
In den ersten Zeilen- bzw. Spaltenkopf klicken, die Shift-Taste gedrückt halten und dann die letzte Zeile oder Spalte markieren.

Mehrere nicht zusammenhängende Zeilen oder Spalten markieren:
In den ersten Zeilen- (1, 2, 3...) - oder Spaltenkopf (A, B, C...) klicken und dann mit gedrückter Strg-Taste beliebig viele weitere Zeilen bzw. Spalten anklicken.

Das gesamte Tabellenblatt markieren:
Klicken Sie in das leere kleine graue Kästchen oben links (oberhalb von 1, links von A), in dem die Zeilen- und Spaltenköpfe beginnen:

Excel: Ganzes Tabellenblatt markieren

 
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Zahlen als Text darstellen

Wenn Sie eine Zahl mit einer vorangestellten Null, also z. B. eine Telefonvorwahl oder eine Kontonummer eingeben, werden Sie sich darüber ärgern, dass die Null einfach abgeschnitten wird (mathematisch hat sie ja auch keinen Sinn!). Stellen Sie solchen Zahlen jedoch einen Apostroph voran (= ' rechts neben dem Ä), dann werden Zahlen als Text dargestellt, was Sie sofort daran erkennen, dass die Zahl nicht rechts,- sondern linksbündig formatiert wird; der Apostroph ist im übrigen in der Zelle nicht zu sehen! Dennoch kann man bei Bedarf mit dieser Zahl auch Rechenoperationen durchführen.
Wollen Sie diese "Textzahl" wie alle anderen Zahlen rechtsbündig ausrichten, dann klicken Sie zuerst in die betreffende Zelle (oder markieren Sie gleich mehrere Zellen) und klicken Sie dann auf das Symbol Rechtsbündig in der Format-Symbolleiste:

Ausrichtung

Sie können aber auch jede andere bereits eingegebene Zahl nachträglich in Text umwandeln:
Markieren Sie die betreffende(n) Zelle(n) und klicken Sie der Reihe nach auf Format (Menüleiste), Zellen..., Zahlen und Text. Dieser Vorgang lässt sich natürlich auch wieder umdrehen:

Markieren sie die Zelle(n) mit den "Textzahlen" und wählen Sie im Fenster Zellen formatieren nicht Text (wie in der Abbildung), sondern je nach Bedarf Standard, Zahl, Währung oder Buchhaltung.

Formatierung von Zahlen
 
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Spaltenbreite einstellen

Fahren Sie mit der Maus im Spaltenkopf (A, B, C,...) auf das Ende der Spaltenbegrenzung, - der Cursor wird zu einem Doppelpfeil, allerdings nicht zu einem roten, wie in der [Abbildung].Nun haben Sie drei Möglichkeiten:

1. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte nach rechts oder links, bis diese die von Ihnen gewünschte Breite erreicht hat.

2. Setzen Sie, sobald der Cursor ein Doppelpfeil ist, einen Doppelklick auf die Spaltenbegrenzung.
Die Spalte erhält nun genau jene Breite, die dem längsten in ihr enthaltenen Eintrag entspricht.

Die zweite Möglichkeit ist besonders bei der Eingabe von Datenbanken sehr praktisch: Kümmern Sie sich zunächst überhaupt nicht um die Breite der Spalten, auch wenn zunächst Teile der eingegebenen Daten abgeschnitten werden.
Lassen Sie das Programm erst abschließend mit Hilfe dieser Doppelklicks die optimalen Spaltenbreiten selbst ermitteln! Sie müssen aber nicht zwischen allen Spalten nacheinander diesen Doppelklick setzen, denn es geht noch besser:

3. Wenn die Tabelle fertig ist, markieren Sie die gesamte Tabelle. Das erledigen Sie mit einem einzigen Klick in das kleine Kästchen links oben, oberhalb der ersten Zeile und links von der A-Spalte:

Excel: Ganzes Tabellenblatt markieren

Nun führen Sie die Maus wieder zwischen zwei Spalten, bis der Cursor wieder zu dem schon bekannten Doppelpfeil wird, und setzen dort einen Doppelklick. Es ist dabei völlig egal, zwischen welchen Spalten sich die Maus gerade befindet (A - B, B - C, C - D usw.):
Alle Spalten der Tabelle erhalten nun jene Breite, die ihrem längsten Eintrag entspricht.

 
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Formeln in einer Tabelle anzeigen und ausdrucken

Manchmal kann es aus Gründen der Übersichtlichkeit nötig sein, die den Zellinhalten zugrunde liegenden Berechnungen nicht nur in der Bearbeitungsleiste, sondern direkt in den betroffenen Zellen anzuzeigen; auch ein Ausdruck dieser Blätter kann hilfreich sein, um sich in ein Tabellenblatt einarbeiten und/oder Fehler korrigieren zu können. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  • > Extras - > Formelüberwachung - > Formelüberwachungsmodus
  • oder viel einfacher mit
  • Strg + #

Zurück zur Normalansicht mit denselben Schritten!

Falls Sie ein solches Blatt ausdrucken wollen, empfiehlt es sich sicher, auch die Zeilen- und Spaltenköpfe mit auszudrucken.
Und noch übersichtlicher wird der Ausdruck, wenn Sie auch alle Rahmenlinien aktivieren!

 
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Zeilen- und Spaltenköpfe mit ausdrucken

Oft ist es nützlich, wenn die Zeilennummern und Spaltenbuchstaben auch am Ausdruck sichtbar sind.
Kein Problem:

Unter Datei - Seite einrichten - Registerkarte Tabelle in der Mitte die Option Zeilen- und Spaltenköpfe aktivieren (Häkchen gesetzt), mit OK bestätigen.
Schon in der Seitenvorschau sehen Sie das Ergebnis!
Auf die gleiche Weise wieder deaktivieren.
 
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Horizontal und vertikal gleichzeitig addieren

Es kommt gar nicht so selten vor, dass man die Zahlen einer Tabelle sowohl waagrecht als auch senkrecht addieren muss.
Beispiel: Waagrecht verschiedene Ausgabe- oder Einnahmegruppen (z. B. Miete, Strom, Heizung, Lebensmittel, Auto, Freizeit...), senkrecht 12 Monate, vier Quartale oder ähnliches. Ersparen Sie sich die Arbeit, die Formeln dafür jedesmal getrennt einzugeben, sondern erledigen Sie alles in einem Aufwaschen:

  • Markieren Sie die den Berechnungen zugrunde liegenden Zellen und gleichzeitig jene Zeilen / Spalten, in denen die errechneten Summen aufscheinen sollen; letztere müssen natürlich leer sein!
    Wie auch bei allen anderen Additionen können die Ergebnisse direkt unter / neben den zu berechnenden Daten stehen, oder - und das ist optisch meist schöner - zwischen den Einzelzahlen und den Ergebnissen befinden sich noch leere Zellen.
  • Klicken Sie jetzt auf das Summen-Symbol in der Standard-Symbolleiste - und der Fall ist erledigt:
    Alle horizontalen und vertikalen Summen wurden mit einem Schlag berechnet!
 
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Listen, Datenbanken und ähnliches anlegen und sortieren

Excel ist in erster Linie natürlich ein wahrer Rechenkünstler, aber nicht wenige Leute verwenden dieses Programm (mit Recht!) auch zur Verwaltung von Listen, Datenbanken, Kundendateien, Adressverzeichnissen, Bibliotheken, CD-Sammlungen usw.

Beginnen Sie in der ersten Zeile mit der Eingabe der Feldnamen, z. B.:

Ab Zeile 2 geben Sie alle nötigen Datensätze ein, vermeiden Sie dabei unbedingt völlig leere Zeilen!
(Einzelne Spalten hingegen können auch leer bleiben.) Über die Länge der Spalten und die Sortierung brauchen Sie sich dabei vorläufig keinerlei Gedanken zu machen, auch dann nicht, wenn lange Namen in einzelnen Spalten abgeschnitten erscheinen!

Erst wenn Ihre Datenbank komplett ist, legen Sie die Spaltenbreiten fest, am besten automatisch, wie im verlinkten Tipp beschrieben.

Abschließend geht's an Sortieren: Sie können die Tabelle nach jedem beliebigen Feldnamen sortieren:
Klicken Sie dazu in eine beliebige Zeile jener Spalte, nach deren Inhalt die gesamte Datenbank sortiert werden soll; nun klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf "Aufsteigend sortieren" [Abbildung].
In unserem Beispiel werden wir zum Sortieren wahrscheinlich die Spalte C - Name - wählen, aber Sie könnten die gesamte Tabelle beispielsweise jederzeit auch nach Postleitzahl oder Ort sortieren, - es sind ja nur zwei Mausklicks!
Achtung:
Machen Sie nicht den Fehler, zuerst eine ganze Spalte zu markieren und dann auf das Sortier-Symbol zu klicken!
In diesem Fall wird nämlich nur diese markierte Spalte sortiert und alle anderen Spalten bleiben, wie sie sind: Nun haben Sie einen schönen Kraut- und Rübensalat! Keine Vornamen, keine Adressen, - nichts passt mehr zusammen!
Rasch das Rückgängig-Symbol anklicken (Alternative: Bearbeiten > Rückgängig)!

Weitere Datensätze erstellen:
Schreiben Sie weitere Datensätze einfach unten dazu und sortieren Sie anschließend einfach neu!
Es ist also keineswegs nötig, an den "richtigen" Stellen Leerzeilen zu schaffen und dann dort den neuen Datensatz einzugeben!

Erste Zeile fixieren:
Bald haben Sie so viele Datensätze angelegt, dass Sie die Feldnamen in der ersten Zeile nicht mehr sehen können; das könnte Sie bei der Eingabe weiterer Daten irritieren, da Sie immer wieder hinaufscrollen müssen, um nachzusehen, welches Feld sich in welcher Spalte befindet.
Das muss aber nicht sein. Im Tipp Erste Zeile fixieren finden Sie Abhilfe!

Aber an eines sei noch einmal erinnert:
Es ist zwar nicht nötig, dass jeder Feldname einen Eintrag enthält (z. B. Sie wissen den Vornamen nicht), aber zwischen den Datensätzen dürfen sich keine vollständig leeren Zeilen befinden, denn dann funktionieren die Sortierung und die Nutzung in anderen Programmen (z. B. Serienbriefe mit WORD) nicht mehr!

 
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Mit dem Datum rechnen

In A1 geben Sie das Startdatum ein, z. B. 01.01.07.In B1 geben Sie das Enddatum ein. Soll dies der heutige Tag sein, dann schreiben Sie =heute(). In C1 berechnen Sie die Differenz mit =b1-a1.

EXCEL: Mit dem Datum rechnen 01

Hoppala! Was ist denn das für ein Ergebnis?
Tun wir Excel nicht gleich unrecht: In A1 und B1 standen Datumsangaben, also versucht Excel, uns das Rechenergebnis ebenfalls als Datum zu präsentieren, - dahinter versteckt sich allerdings eine Zahl.
Lassen Sie C1 markiert und klicken Sie hintereinander auf Format > Zellen... > Zahl > OK:

EXCEL: Mit dem Datum rechnen 02

Na also - geht doch: Vom 1. Jänner bis zum 12. Juli sind 192 Tage vergangen.

 

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Diagramme erweitern oder reduzieren

Sie haben mit Excel ein Diagramm erstellt und es sauber formatiert. Nun müssen aber einige Werte erweitert oder reduziert werden - oder beides.
In der Zahlenreihe unserer Besucherstatistik werden beispielsweise monatlich die neuen Zahlen "hinten" hinzugefügt, sodass diese Reihe immer länger wird. Das hat für uns den Vorteil, dass wir die Entwicklung über viele Jahre hinweg nachvollziehen können.
Für das Diagramm allerdings, das auf unserer Seite veröffentlicht und monatlich aktualisiert wird [Abbildung], ziehen wir immer nur die Zahlen des letzten Jahres heran, denn es würde sonst schon längst aus allen Nähten geplatzt sein. Monatlich kommt also "hinten" (im Diagramm!) ein Monat dazu und im Gegenzug wird "vorne" wieder einer abgezwackt.

Wenn Sie also ein Diagramm verändern müssen, weil sich die ihm zugrunde liegenden Zahlen geändert haben, dann müssen Sie dieses Diagramm keinesfalls neu erstellen, sondern Sie können das Programm ganz einfach anweisen, auf den geänderten Datenbereich zuzugreifen. Dabei bleiben alle Formatierungen des Diagrammes, an denen Sie vielleicht lange gearbeitet haben, erhalten!
Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf eine leere Stelle im Diagramm und dann im Kontext-Menü auf Datenquelle... Nun erscheint im Vordergrund das Fenster Datenquelle, und in der schwarz markierten Zeile nach Datenbereich: sehen Sie, auf welche Zeilen und Spalten sich das Diagramm zur Zeit bezieht, z. B.
=Tabelle1!$A1:$C3.
(Tabelle1 ist der Name des Tabellenblattes, auf dem die zugrundeliegenden Daten zu finden sind. Wie Sie diese Namen aussagekräftiger machen können, lesen Sie hier.)
Klicken Sie nun in diese Zeile. Die schwarze Markierung verschwindet und Sie können den blinkenden Schreibcursor (am besten mit den Pfeiltasten) an jene Stellen führen, die Sie ändern wollen, das Ergebnis könnte dann etwa so aussehen:
=Tabelle1!$B1:$D3.
Der Auswahlbereich wurde in diesem Beispiel um eine Spalte nach hinten verrückt. Schließen Sie mit OK ab.

Es gibt aber auch noch eine zweite Möglichkeit:
Sobald Sie das Fenster Datenquelle geöffnet haben, springt dieses genau in jenen Bereich, auf den sich die Daten des Diagrammes beziehen. Sie sehen diesen Bereich im Hintergrund, eventuell müssen Sie das Fenster Datenquelle verschieben, um diesen Hintergrund besser überblicken zu können. Die Zellen des ausgewählten Datenbereiches sind von einer blinkenden, strichlierten Linie umgeben.
Klicken Sie nun in die erste auszuwählende Zelle (in unserem Beispiel B1), halten Sie dann die Shift-Taste gedrückt und drücken Sie in die letzte Zelle des zu markierenden Bereiches (in unserem Beispiel D3).
Auch in diesem Fall schließen Sie die Änderung im Fenster Datenquelle mit OK ab.

Wenn Sie auf Grund dieser Änderungen auch den Titel des Diagrammes ändern müssen, dann klicken Sie im Diagramm einfach auf diesen Titel, wobei das Textfeld markiert wird. Nun klicken Sie in diesen Text und ändern ihn nach Belieben.

 
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Tabellenblätter verschieben / kopieren:

Verschieben heißt, das Blatt wird an einen anderen Ort verschoben und an seinem ursprünglichen Ort gelöscht!

a) in der gleichen Arbeitsmappe (= gleiche Datei):
Das Tabellenblatt ganz unten beim entsprechenden Reiter mit der rechten Maustaste anklicken, dann auf Verschieben/kopieren... klicken. Es erscheint ein Fenster, in dem alle Tabellenblätter der Datei aufgelistet sind (eventuell Bildlaufleiste beachten!). Auf jenes Tabellenblatt klicken, vor das das zu verschiebende Blatt verschoben werden soll. Oder den letzten Eintrag in der Liste, (ans Ende stellen) wählen. b) in eine andere Arbeitsmappe (= andere Datei):
Die betreffende Datei muss geöffnet sein!
Wie unter a) beschrieben, aber in dem "Verschieben oder kopieren" - Fenster ganz oben bei Zur Mappe: mit dem Pfeil das Listenfeld öffnen und die entsprechende Datei anklicken. Dann kann darunter, ebenfalls wie unter a) beschrieben, ein beliebiges Tabellenblatt jener anderen Datei ausgesucht werden.
(Siehe unten, linke Abbildung)

Kopieren

Kopieren heißt, das Blatt wird an einen anderen Ort kopiert und bleibt an seinem ursprünglichen Ort ebenfalls erhalten.

Die Vorgehensweisen sind gleich wie unter Verschieben a) und b), vor dem letzten OK muss aber das Häkchen vor Kopie erstellen gesetzt sein (siehe unten, rechte Abbildung).

EXCEL: Tabellenblätter verschieben
EXCEL: Tabellenblätter kopieren
 
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Diagramme im Schnellzugstempo erstellen

Sie markieren den Bereich der Tabelle, aus dem ein Diagramm erstellt werden soll. Z. B.:

EXCEL: Bereich markieren

Markieren:

Sie klicken zunächst in A1 und dann bei gedrückter Shift-Taste in E6 - und schon ist alles markiert. (A1 bleibt weiß, ist aber mitmarkiert!)

Nun drücken Sie die Tastenkombination Alt + F1. Das war schon alles! Ihre Tabelle erhält ein neues Tabellenblatt namens Diagramm1 (roter Pfeil), in dem die zuvor markierten Werte als Balkendiagramm dargestellt werden:

EXCEL: Fertiges Balkendiagramm

Hier erfahren Sie, wie Sie Diagramme in andere Programme einfügen können.

 
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Bruchzahlen eingeben

Wenn Sie in Excel eine Bruchzahl eingeben wollen, also z. B. 1/2 oder 3/4, dann wird das von dem Programm als Datumseingabe interpretiert und Sie erhalten als Ergebnis 01. Feb bzw 03. Apr. Sehr eigenartig wird die Sache übrigens, wenn man beispielsweise ein Fünfzigstel, also 1/50 eintippt. In der Zelle steht dann Jän.50, und in der Bearbeitungsleiste erkennt man, dass Excel der Meinung ist, 1/50 wäre der 01.01.1950! Wenn Sie jedoch zuerst eine Null, gefolgt von einem Leerzeichen, und dann erst die gewünschte Bruchzahl eintippen, also 0 1/2, 0 3/4 usw., dann erhalten Sie das gewünschte Ergebnis - und Sie können mit derartigen Bruchzahlen auch Rechenoperationen durchführen.
Eigenartig ist dabei aber, dass das nicht funktioniert, wenn vor dem Bruch eine Ganzzahl steht, also beispielsweise 5 3/8. Dies wird dann als einfacher Text interpretiert, was sofort daran erkennbar ist, dass die Null erhalten bleibt und die Eingabe linksbündig formatiert ist, - und damit kann man natürlich keine Berechnungen durchführen.
Aber auch für solche Fälle gibt es eine Möglichkeit: Tippen Sie nur ein Leerzeichen, gefolgt von 5 3/8, also keine führende Null ein, dann wird die Zahl wieder korrekt dargestellt.
Tja - so ist es eben, unser Excel! Aber es wird noch gespenstischer:
Wenn der Nenner dreistellig wird, wenn man also beispielsweise 1/100 eintippt, dann bleibt das ein Text. Versucht man es auf die oben beschriebene Weise mit 0 1/100, dann steht da schlicht eine Null, und das noch dazu schön zentriert, also weder Fisch noch Fleisch, soll heißen weder Text noch Zahl. Aber in der Bearbeitungsleiste kann man sehen, dass Excel die Bruchzahl sehr wohl erkannt und in den Dezimalbruch 0,01 umgewandelt hat, sodass man mit dieser "Null" durchaus rechnen kann.
Gibt man nun in eine neue Zelle 0 2/100 ein, dann erscheint in der Zelle - mathematisch durchaus korrekt - die Bruchzahl 1/50, - Excel scheint also dreistellige Nenner nicht zu "mögen". Wenn Sie also darauf bestehen, dass der Bruch tatsächlich als Hundertstel angezeigt wird, müssen Sie der Zelle das entsprechende Format zuweisen:
Markieren Sie die Zelle mit der Zahl 1/50, klicken Sie in der Menüleiste auf > Format > Zellen... > Zahlen (oder - wesentlich schneller - Strg + 1). In der linken Spalte dann unter Kategorie auf > Bruch und in der rechten Spalte unter Typ auf > Als Hundertstel (Bildlaufleiste ganz unten).
Wenn Sie eine oder mehrere Zellen auf diese Weise schon im Vorhinein formatieren, dann können Sie die Hundertstel-Brüche ohne die vorangestellte Null und ohne das Leerzeichen eingeben, also direkt 5/100, 34/100, 57/100 usw.

Eine Möglichkeit, Brüche wie 1/200, 28/400, 50/600 usw. als Bruchzahlen korrekt darzustellen, haben wir nicht gefunden, aber das kommt in der Praxis wohl auch kaum vor.
Ebenso mussten wir bei der Darstellung von Tausendsteln in Form von Brüchen passen...

 
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AutoAusfüllen: Zahlenreihen, Wochentage und Monatsnamen blitzschnell erstellen

Die hier gezeigten Verfahren werden AutoAusfüllen genannt und funktionieren sowohl horizontal als auch vertikal!
Im nächsten Tipp können Sie nachlesen, wie man dieses Feature auch mit selbst erstellten Listen nutzen kann.


Zahlenreihen:

Methode 1

In die erste Zelle geben Sie 1 ein, in die nächste 2. Nun markieren Sie die beiden Zellen und ziehen sie mit dem Ausfüllkästchen (das ist das kleine schwarze Quadrat in der rechten unteren Ecke der markierten Zelle bzw. des markiertes Bereiches [Abbildung]) in die gewünschte Richtung. In jeder Zelle wird automatisch weiter gezählt:

EXCEL: Reihen vertikal
EXCEL: Reihen horizontal
Wenn Sie den Cursor genau auf dem kleinen schwarzen Quadrat (= Ausfüllkästchen) positionieren, dann wird er zu einem schwarzen Kreuz +. Nun klicken Sie darauf, halten die Maustaste gedrückt und ziehen Sie nach unten bzw. nach rechts, so lange, bis die gewünschte Zahl erreicht ist. Ein kleines gelbes Fenster zeigt Ihnen, was schließlich in jeder einzelnen Zelle stehen wird.

Sie können bei Bedarf auch andere Reihen erstellen. Wenn Sie z. B. in die beiden ersten Zellen 2 und 4 eintippen, dann wird die Reihe mit 6, 8, 10 usw. fortgesetzt; bei der Eingabe von 5 und 10 geht es mit 15, 20, 25 usw. weiter! Diese Methode funktioniert auch dann, wenn Sie Text und Zahlen kombinieren, z. B. CD Nr. 01, CD Nr. 02: Beim Ziehen mit Hilfe des Ausfüllkästchens werden die in den Zellen enthaltenen Zahlen hochgezählt, obwohl es sich ja um eine Texteingabe handelt, wie man an der Linksbündigkeit sehen kann.

Methode 2

Diese Methode ist vor allem dann sehr effizient, wenn es sich um große Zahlenreihen handelt.
Tragen Sie in der Startzelle den Startwert ein und drücken Sie auf RETURN. Markieren Sie nun neuerlich diese Startzelle, nun klicken Sie auf > Bearbeiten > Ausfüllen > Reihe...

EXCEL: Zahlenreihe

Reihe in:
Zeilen für waagrechte, Spalten für senkrechte Reihen.

Inkrement:
Die Stufen, in denen der Wert der Startzelle zu- oder abnehmen soll; man kann also auch negative Werte eingeben, z. B. -5.

Endwert:
Der höchste oder der niedrigste Endwert; auch er kann negativ sein.

In unserem Beispiel erhalten wir die Reihe 5 - 10 - 15 - 20 -... - 300. Aber selbst wenn wir als Endwert 300.000 eingeben (was in der Praxis wohl eher kaum vorkommt), wird diese Reihe in Windeseile erstellt.

Auch das Erstellen von Reihen mit Uhrzeiten ist auf die selbe Weise problemlos möglich:

EXCEL: Reihe mit Uhrzeiten

Wochentage

Schreiben Sie in die erste Zelle Montag, klicken Sie auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie es vertikal oder horizontal, bis die Woche voll ist. Sie können auch die Abkürzung Mo schreiben, dann geht's mit Di, Mi usw. weiter.
Sie wollen's auf Englisch? Na dann schreiben Sie eben Monday, aber mit anderen Sprachen funktioniert's mit der deutschen Version leider nicht.

Monatsnamen

Es gilt das Gleiche wie für die Wochentage: Sie schreiben Jan oder (das österreichische) Jän, Januar oder Jänner, oder das englische January - und schon geht's los!
So einfach ist das!

 
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AutoAusfüllen mit selbst erstellten Listen

Sie haben in einer Excel-Datei eine Liste erstellt und gespeichert, die sie in der selben Form auch in neuen Dateien immer wieder brauchen. Na klar: Sie öffnen diese Datei, markieren die Liste, kopieren sie und fügen sie in der neuen Datei ein.
Doch es geht auch einfacher: Excel kann sich diese Liste merken, genau so, wie es sich im obigen Beispiel Januar, Februar, März usw. merken muss.

EXCEL: Liste für AutoAusfüllen

Markieren Sie diese Liste.
Klicken Sie nun auf > Extras > Optionen > Benutzerdefinierte Listen (oder > AutoAusfüllen).
Ganz unten sehen Sie den von Ihnen zuvor markierten Bereich, das ist in unserem Fall $A$1:$A$15. Klicken Sie nun daneben auf Importieren und dann auf OK.

Das war's schon: Excel hat diese Liste zu seinen AutoAusfüllen-Listen hinzugefügt und abgespeichert.
Wenn Sie diese Liste in Zukunft in einer neuen Datei brauchen, dann müssen Sie nicht erst umständlich das Original-Dokument öffnen, sondern Sie klicken in eine leere Zelle und geben dort den ersten Namen dieser Liste ein. Und schon können Sie diese Liste, wie im vorigen Tipp beschrieben, mit dem Ausfüllkästchen beliebig lang in horizontale oder vertikale Richtung erweitern.
Sollten Sie diesen ersten Begriff vergessen haben, dann öffnen Sie die abgespeicherten Listen wieder mit > Extras > Optionen > Benutzerdefinierte Listen (oder > AutoAusfüllen). Da die von Ihnen selbst erstellten Listen stets am Ende der vordefinierten Listen gespeichert werden, müssen Sie mit Hilfe der Bildlaufleiste hinunterfahren, bis Sie die gewünschte Liste zu sehen bekommen.
Haben Sie mehrere AutoAusfüllen-Listen abgespeichert, die mit demselben Begriff beginnen, dann müssen Sie auch noch den zweiten, eventuell dritten usw. Begriff in die darauf folgenden Zellen eintippen, ehe Excel erkennt, auf welche Liste Sie zugreifen wollen.

 
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Inhalte von Zellen anzeigen

Manchmal möchten Sie rasch einen Überblick darüber gewinnen, welche Zellen eines Tabellenblattes Formeln, Kommentare usw. enthalten, oder umgekehrt, - welche Zellen keinerlei Inhalte enthalten.

Klicken Sie auf das Menü > Bearbeiten > Gehe zu... (ziemlich weit unten), und klicken Sie dann (wieder ganz unten) auf > Inhalte... Wählen Sie aus dem Angebot, beispielsweise Formeln, und quittieren Sie mit OK.
Alle Zellen, in denen sich Formeln befinden, sind nun blau markiert. Nach dem Klick auf eine dieser markierten Zellen sehen Sie die Formel in der Bearbeitungsleiste.
Leider verschwinden damit die zuvor blau markierten Felder und das Procedere muss von Neuem beginnen. Da ist doch noch etwa verbesserungsfähig, oder? - Aber wir haben Office 2007 noch nicht ausreichend getestet...

 
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Die Bearbeitungsleiste...

... wird besonders von Anfängern gerne übersehen, dabei ist sie von großer Bedeutung.
Sie geben Text oder Zahlen in irgendwelche Zellen ein und konzentrieren sich dabei einzig und allein auf diese Zellen. Dabei achten Sie allerdings gar nicht darauf, dass sich zur gleichen Zeit am oberen Rand des Bildschirmes auch etwas abspielt:

EXCEL: Bearbeitungsleiste: Text

In dieser Bearbeitungsleiste sehen Sie die Zellnummer, in der gerade etwas geschieht (A5) und die soeben stattfindende Eingabe (Gruber). In diesem speziellen Fall einer Texteingabe sind beide identisch.
Wenn Sie diese Eingabe im Nachhinein verändern wollen, können Sie in die betreffende Zelle einen Doppelklick setzen und die gewünschte Änderung direkt in der Zelle durchführen. Sie können diese Zelle aber auch durch einen Einfachklick markieren, in die Bearbeitungsleiste klicken (oder doppelklicken) und die Änderungen dort erledigen. In beiden Fällen beenden Sie diese Aktionen mit einem RETURN.

Handelt es sich allerdings um mathematische Operationen oder Funktionen, dann sehen Sie in der betreffenden Zelle das Ergebnis der Berechnung, in der Bearbeitungsleiste aber die zugrunde liegende Rechenoperation oder Funktion:

EXCEL: Bearbeitungsleiste: Rechenoperation
EXCEL: Bearbeitungsleiste: Funktion

Wollen Sie also nachträglich Rechenoperationen oder Funktionen ändern, dann arbeiten Sie nicht in der betreffenden Zelle, sondern Sie aktivieren diese Zelle mit einem Klick und führen die nötigen Änderungen in der Bearbeitungsleiste durch.

 
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Zeilen und Spalten einfügen oder löschen

Zeilen:
Einfügen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste ganz links in jene Zeilennummer (1, 2, 3...), über der Sie eine neue Zeile benötigen und im Kontext-Menü dann auf > Zellen einfügen.
Löschen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste ganz links auf jene Zeilennummer (1, 2, 3...), die Sie löschen wollen und im Kontextmenü dann auf > Zellen löschen.

Spalten:
Einfügen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste ganz oben bei den Spaltenüberschriften in jene Spalte (A, B, C...), in der rechts von ihr eine neue Spalte eingefügt werden soll und im Kontextmenü dann auf > Zellen einfügen.
Löschen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste ganz oben bei den Spaltenüberschriften in jene Spalte (A, B, C...), die Sie löschen wollen und im Kontextmenü dann auf > Zellen löschen.

In all diesen Fällen werden alle Zeilen und Spalten automatisch umnummeriert, alle bestehenden Bezüge auf bestimmte Zeilen oder Spalten in Formeln, Rechenoperationen und Funktionen werden automatisch aktualisiert. Sie brauchen sich also nicht davor zu fürchten, dass eine bestimmte Zelle jetzt nicht mehr gefunden wird.

 
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Leerzeilen nachträglich einfügen

Sie haben bereits eine Excel-Tabelle erstellt und wollen (müssen) jetzt zwischen den bereits ausgefüllten Zeilen nachträglich leere Zeilen einfügen. Wenn es sich dabei nur um einige Zeilen handelt, dann ist das auf die herkömmliche Weise (siehe einen Tipp weiter oben) kein Problem. Aber wenn es sich um 20, 50, 100,... Zeilen handelt? - Eine schreckliche Arbeit!
Der Excel-Experte Bob Umlas hat eine verblüffende und genial einfache Möglichkeit entdeckt, dieses Problem zu lösen. Wir schlagen Ihnen vor, seinen Ansatz mit uns gleich nachzuvollziehen (es geht viel schneller, als es zunächst scheint!):

  • Tippen Sie in A1 Maier, in B1 Müller und in C1 Schmidt. (Es kann auch bi - ba - bo sein...) Markieren Sie die Spalten A1 bis C1 und ziehen Sie die Einträge mit dem Ausfüllkästchen nach unten [Abbildung], bis Zeile 20.So, - nun haben wir 20 Zeilen mit Inhalt gefüllt. Und jetzt brauchen wir zwischen jeder Zeile eine Leerzeile! Mit konventionellen Mitteln eine wirklich blöde Arbeit!
    Experten würden mit der Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications) ein nettes Makro schreiben, aber Experten werden sich hier - in unserer bescheidenen Tipps & Tricks-Küche - natürlich nicht einfinden! Doch es geht auch ohne Programmierkünste:Tippen Sie in D1 die Zahl 1, und in D2 die Zahl 2.Markieren Sie D1 und D2, ziehen sie die Zahlen mit dem Ausfüllkästchen nach unten, wieder bis zur Zeile 20.D1 bis D20 ist jetzt noch markiert, drücken Sie auf Strg + C, um diesen Bereich zu kopieren. Stellen Sie den Cursor in D21 und drücken Sie zum zum Einfügen dieser Zahlenreihe auf Strg + V, - sie ist nun zweimal vorhanden. Den Fließrahmen um D1:D20 entfernen Sie mit der Escape-Taste Esc.
  • Klicken Sie nun in den Spaltenkopf D und ziehen Sie die Maus mit gedrückter Taste nach links, bis zur Spalte A, - der gesamte Bereich ist jetzt markiert, aber der Fokus liegt noch immer auf D1, wie an der weißen Farbe leicht zu erkennen ist.

Und jetzt kommt der Geniestreich: Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Aufsteigend sortieren:

Excel Symbolleiste Schwupp-di-wupp: Die Leerzeilen sind da!
Und warum?
Die gesamte Tabelle wurde nach den Einträgen in der Spalte D (dort saß der Fokus!) sortiert, und dort hatten wir jeden Einser, Zweier, Dreier... durch den Kopierprozess ja doppelt, - und genau so stehen sie jetzt untereinander!

Alles gut gegangen, - und die jetzt nicht mehr benötigte Spalte D mit ihren vielen Zahlen wird jetzt nicht mehr benötigt: Sie kann gelöscht werden!

 
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Zeiteingaben ohne Doppelpunkt

Leute, die in Excel oft mit Zeiten zu tun haben, kennen das: Den lästigen Doppelpunkt, den man mit Shift und Punkt eingeben muss, damit Excel die Eingabe als Uhrzeit-Format erkennt. Da können wir Ihnen eine kleine Erleichterung anbieten:
Klicken Sie auf > Extras > AutoKorrektur oder > AutoKorrektur-Optionen. Im Eingabefeld Ersetzen: blinkt schon ein Schreibcursor, geben Sie dort zwei Beistriche (Kommas) ,, ein und dann im Feld Durch: einen Doppelpunkt :. Nun klicken Sie unten auf Hinzufügen und zuletzt noch auf OK.
(Zwei Kommas wählen wir deshalb, weil wir diese in der Praxis sonst nicht brauchen.)

Wenn Sie künftig diesen Doppelpunkt brauchen, geben Sie einfach zwei Kommas ein (egal, ob im Tastatur- oder im Zahlenblock), Sie schreiben also 13,,20, das Ergebnis ist aber 13:20.

 
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Grafische Darstellung in einer Tabelle (ohne Diagramm)

Sie möchten bestimmte Werte grafisch darstellen, wollen dazu aber kein eigenes Diagramm erstellen.
Schreiben Sie die Werte untereinander in A1. In B1 geben Sie folgende Funktion ein:

=WIEDERHOLEN("n";A1)

Kopieren Sie diese Funktion so viele Spalten nach unten, wie in der Spalte A Eingaben enthalten sind. Die Zahl der "n" in Spalte B entspricht nun der Größe der Zahl in Spalte A.
Aber mit "n" geben wir uns nicht zufrieden. Markieren Sie in Spalte B alle Zeilen und ändern Sie die Schriftart auf Wingdings. Sieht doch gar nicht schlecht aus, oder?

EXCEL: Grafische Darstellung 1

Wenn Sie abschließend noch einen Doppelklick in den Spaltenkopf zwischen B und C setzen, wird die B-Spalte auf die längste Zeile verbreitert.


Aber es geht auch senkrecht. Diesmal nehmen wir größere Zahlen, damit Sie sehen, wie man auch solche bewältigen kann, ohne Hunderte von schwarzen Quadraten zu erhalten. Folgende Formel wird eingesetzt (beachten Sie die Funktion RUNDEN):

=WIEDERHOLEN("n";RUNDEN(A4/100;0)) EXCEL: Grafische Darstellung 2

Die Formel in A5 sehen Sie in der Bearbeitungsleiste, noch haben wir "n's" und noch sind diese waagrecht angeordnet. Kopieren Sie diese Formel von A5 bis G5.
Diese Zeile ist jetzt noch markiert. Klicken Sie auf > Format > Zellen > Ausrichtung, und ziehen Sie die rote Raute bei Orientierung auf 90 Grad. Und nun wird für den markierten Bereich wieder die Schrift Wingdings gewählt:

EXCEL: Grafische Darstellung 3
EXCEL: Grafische Darstellung 4

Abschließend haben wir noch etwas Farbe verwendet, dann die gesamte Tabelle markiert, ihre Inhalte zentriert und die Spaltenbreite mit > Format > Spalte > Optimale Breite festlegen verkleinert.

Ach ja, - noch eine Bemerkung: 2008 und 2009 waren Sie mit dem Stromverbrauch wieder auf dem rechten Weg!

 
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Formeln, Funktionen usw. kopieren

Beispiel:
Sie basteln sich eine private Haushaltsbuchhaltung mit den Ausgaben für Miete, Strom, Heizung, Auto, Haushalt, Kleidung, Versicherung und was weiß ich noch alles, wollen diese nach Monaten aufschlüsseln und die Gesamtausgaben für jeden Monat addieren. Das sieht dann etwa so aus:

EXCEL: Summe berechnen

(Übrigens: Wissen Sie schon, dass Sie nur "Januar" oder "Jänner" eintippen müssen - und die anderen elf Monate mit der AutoAusfüllen - Funktion im Nu erstellt haben?) Um nun die Summe zu berechnen, setzen Sie die Maus in B3 und fahren mit gedrückter Maustaste nach rechts bis I3. Diese Zellen sind nun markiert (wobei die erste, also B3, weiterhin weiß erscheint, aber dennoch mit markiert ist!), Sie klicken nun in der Standard-Symbolleiste auf das Summenzeichen, das ist der griechische Großbuchstabe Sigma Σ.
Schon ist die Summe berechnet (1) und in der Bearbeitungsleiste sehen Sie die Formel dieser Berechnung, nämlich =SUMME(B3:H3), was man auch so lesen kann: Ist gleich Summe von B3 bis H3. (2).

EXCEL: Formeln kopieren

Diese Formel benötigen Sie nun für alle 12 Monate. Aber Sie müssen nicht jedesmal die Zeilen B4,5,6... bis I4,5,6... markieren und dann auf das Σ-Symbol klicken, sondern Sie können diese Formel ganz einfach nach unten kopieren:
Klicken Sie in I3, so dass diese Zelle markiert ist, fahren Sie nun mit der Maus auf das kleine, schwarze Quadrat in der rechten, unteren Ecke dieser Zelle - Ausfüllkästchen genannt [Abbildung] (der Mauszeiger muss zu einem schwarzen Plus-Zeichen + werden) - und fahren Sie mit gedrückter Maustaste so weit nach unten, wie Sie diese Formel benötigen, - in diesem Fall also bis zur Dezember-Zeile.
(Sie können - der besseren Optik wegen - auch noch eine Zeile tiefer fahren, sodass zwischen der Dezembersumme und der Gesamtsumme eine Leerzeile entsteht.)
Das Tolle daran: Die Formel =SUMME(B3:H3) wird von Zeile zu Zeile automatisch in =SUMME(B4:H4), =SUMME(B5:H5) usw. umgewandelt! Solange für die weiteren Monate noch keine Werte eingegeben wurden, wird das Ergebnis dieser Berechnung natürlich Null sein und in den betreffenden Zellen in der Spalte I auch so aufscheinen. Dem könnte man - falls erwünscht - mit der WENN-Funktion einen Riegel vorschieben.
Die Formel in I3 wird dann allerdings wesentlich komplizierter:

=WENN(SUMMEWENN(B3:H3;">0";B3:H3);SUMME(B3:H3);"")

Markieren Sie hier diese Formel, kopieren Sie sie mit Strg + C in die Windows-Zwischenablage, wechseln Sie wieder zu Excel, markieren dort die Zelle I3 und fügen die Formel mit Strg +V in diese Zelle ein. Wie schon oben beschrieben, kopieren Sie dann diese Formel mit dem Ausfüllkästchen nach unten bis zum Dezember. Auch in diesem Fall werden die Zeilennummern natürlich automatisch angepasst.
So lange in den Spalten B bis H keine Zahlen stehen, bleibt jetzt die Spalte I leer (obwohl der Wert Null in ihr enthalten ist!), - dafür sorgen die beiden unauffälligen Anführungszeichen ganz am Ende dieser Funktion.

 
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Bedingte Formatierung

Beispiel:
In einer Zahlenreihe wollen Sie automatisch darauf aufmerksam gemacht werden, wenn bestimmte Werte über- oder unterschritten werden. Diese Zellen sollen farblich hinterlegt werden. Markieren Sie zunächst den in Frage kommenden Bereich (im Beispiel unten A1 bis A8). Nun klicken Sie im Menü > Format auf > Bedingte Formatierung...
Bei "zwischen" klicken Sie auf den nach unten gerichteten Listenpfeil (1) und wählen die gewünschte Bedingung, in unserem Fall "größer als", daneben geben Sie den gewünschten Wert ein (2).

EXCEL: Bedingte Formatierung 01

Im darunter liegenden Vorschaufenster sehen Sie, dass bislang noch "Kein Format festgelegt" wurde, klicken Sie daher auf Format... (3) und wählen Sie im nächsten Fenster unter der Registerkarte Muster die gewünschte Farbe; sie sollte nicht zu kräftig sein. Bestätigen Sie die gewählte Farbe mit OK.

EXCEL: Bedingte Formatierung 02

Nun zeigt das Vorschaufenster die soeben gewählte Hintergrundfarbe für die in Betracht kommenden Zellen.

Sie können nun mit OK abschließen oder mit Hinzufügen weitere Bedingungen erstellen.


Wir fügen nun noch die Bedingung Zellwert ist kleiner als 50 hinzu und wählen dafür natürlich eine andere Farbe aus.
Sie könnten mit den Möglichkeiten der bedingten Formatierung ja ein wenig experimentieren, die Möglichkeiten sind sehr vielfältig! Wir aber schließen nun mit OK ab.
EXCEL: Bedingte Formatierung 03

Nun sind in der Zahlenreihe, auf die wir die wir die bedingte Formatierung angewendet haben, alle Zahlen kleiner als 50 grün und alle Zahlen größer als 100 orange hinterlegt.
EXCEL: Bedingte Formatierung 04
 
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